Comment déclarer ses frais de déplacements ?

La gestion des frais de déplacements temporaires s’effectue désormais en ligne via l’application DT Ulysse. Présentation de ce nouvel outil.

Depuis juillet 2009, l’Education nationale fonctionne avec un nouveau progiciel comptable : Chorus. Ce système d’information financière doit à terme être utilisé par toutes les administrations de l’Etat. Il permet de dématérialiser les états de frais et les ordres de mission. Fini le papier, les démarches se font maintenant en ligne, principalement via l’application DT Ulysse. La mise en place de ce chantier informatique a généré des délais dans les remboursements des frais aux agents. Mais le ministère assure que les retards sont en train d’être résorbés, et que le système est aujourd’hui opérationnel.

DT Ulysse : mode d’emploi

La majorité des frais des déplacements temporaires des personnels de l’Education nationale sont gérés par DT Ulysse. Seuls les congés bonifiés, les changements de résidence et les déplacements liés à des actions de formation ou à la participation à des jurys ne relèvent pas de l’application.

L’accès au logiciel se fait via un lien disponible sur les sites de chaque académie (dans la rubrique Personnel, aller dans Frais de déplacement), ou via le portail académique spécialement dédié. L’identifiant et le mot de passe demandés sont ceux de la messagerie professionnelle.

Bon à savoir : les académies ont édité des guides pour les utilisateurs du logiciel. Il est également possible de se renseigner auprès de la Division des Affaires Financières du rectorat.

La saisie des frais de déplacement

L’enregistrement des frais de déplacement s’effectue en trois étapes.

L’agent doit tout d’abord mettre à jour sa fiche profil. Il s’agit de vérifier ses données personnelles et de compléter certaines informations (enveloppe budgétaire et centre de coût indiqués sur la convocation). A noter que la mise à jour du profil ne s’effectue qu’à la première connexion.

Deuxième étape : la création d’un ordre de mission. Elle concrétise la demande d’autorisation de se déplacer et d’engager des frais. L’utilisateur indique toutes les informations pratiques liées à sa mission : objet, date, heure, lieu de départ et d’arrivée, moyen de transport utilisé … Cet ordre de mission doit être validé à la fois par le supérieur hiérarchique et par le service gestionnaire en charge du paiement.

Enfin, une fois la mission terminée, l’agent crée en ligne un état de frais. Celui-ci suit le même processus de validation que l’ordre de mission. Le remboursement est ensuite engagé.

Les frais pour les jurys d’examens et concours

L’outil Imag’IN assure la gestion de l’ensemble des indemnités des membres des jurys d’examens et concours, que ce soit la rémunération des corrections ou les frais de déplacement. Ainsi, un professeur concerné doit se connecter via le site de son académie et compléter en ligne les informations nécessaires au calcul de ses frais. Le dossier est ensuite vérifié par la division des examens et concours du rectorat.

Les frais liés à une formation

Le site GAIA gère les demandes et le suivi des actions de formation continue du personnel de l’Education nationale. C’est également via cette application que l’agent demande le remboursement de ses frais de déplacement et de séjour.

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