Depuis juillet 2009, l'Education natio­nale fonc­tionne avec un nou­veau pro­gi­ciel comp­table : Chorus. Ce sys­tème d'information finan­cière doit à terme être uti­lisé par toutes les admi­nis­tra­tions de l'Etat. Il per­met de déma­té­ria­li­ser les états de frais et les ordres de mis­sion. Fini le papier, les démarches se font main­te­nant en ligne, prin­ci­pa­le­ment via l'application DT Ulysse. La mise en place de ce chan­tier infor­ma­tique a généré des délais dans les rem­bour­se­ments des frais aux agents. Mais le minis­tère assure que les retards sont en train d'être résor­bés, et que le sys­tème est aujourd'hui opérationnel.

DT Ulysse : mode d'emploi

La majo­rité des frais des dépla­ce­ments tem­po­raires des per­son­nels de l'Education natio­nale sont gérés par DT Ulysse. Seuls les congés boni­fiés, les chan­ge­ments de rési­dence et les dépla­ce­ments liés à des actions de for­ma­tion ou à la par­ti­ci­pa­tion à des jurys ne relèvent pas de l'application.

L'accès au logi­ciel se fait via un lien dis­po­nible sur les sites de chaque aca­dé­mie (dans la rubrique Personnel, aller dans Frais de dépla­ce­ment), ou via le por­tail aca­dé­mique spé­cia­le­ment dédié. L'identifiant et le mot de passe deman­dés sont ceux de la mes­sa­ge­rie professionnelle.

Bon à savoir : les aca­dé­mies ont édité des guides pour les uti­li­sa­teurs du logi­ciel. Il est égale­ment pos­sible de se ren­sei­gner auprès de la Division des Affaires Financières du rectorat.

La sai­sie des frais de déplacement

L'enregistrement des frais de dépla­ce­ment s'effectue en trois étapes.

L'agent doit tout d'abord mettre à jour sa fiche pro­fil. Il s'agit de véri­fier ses don­nées per­son­nelles et de com­plé­ter cer­taines infor­ma­tions (enve­loppe bud­gé­taire et centre de coût indi­qués sur la convo­ca­tion). A noter que la mise à jour du pro­fil ne s'effectue qu'à la pre­mière connexion.

Deuxième étape : la créa­tion d'un ordre de mis­sion. Elle concré­tise la demande d'autorisation de se dépla­cer et d'engager des frais. L'utilisateur indique toutes les infor­ma­tions pra­tiques liées à sa mis­sion : objet, date, heure, lieu de départ et d'arrivée, moyen de trans­port uti­lisé ... Cet ordre de mis­sion doit être validé à la fois par le supé­rieur hié­rar­chique et par le ser­vice ges­tion­naire en charge du paiement.

Enfin, une fois la mis­sion ter­mi­née, l'agent crée en ligne un état de frais. Celui-ci suit le même pro­ces­sus de vali­da­tion que l'ordre de mis­sion. Le rem­bour­se­ment est ensuite engagé.

Les frais pour les jurys d'examens et concours

L'outil Imag'IN assure la ges­tion de l'ensemble des indem­ni­tés des membres des jurys d'examens et concours, que ce soit la rému­né­ra­tion des cor­rec­tions ou les frais de dépla­ce­ment. Ainsi, un pro­fes­seur concerné doit se connec­ter via le site de son aca­dé­mie et com­plé­ter en ligne les infor­ma­tions néces­saires au cal­cul de ses frais. Le dos­sier est ensuite véri­fié par la divi­sion des exa­mens et concours du rectorat.

Les frais liés à une formation

Le site GAIA gère les demandes et le suivi des actions de for­ma­tion conti­nue du per­son­nel de l'Education natio­nale. C'est égale­ment via cette appli­ca­tion que l'agent demande le rem­bour­se­ment de ses frais de dépla­ce­ment et de séjour.

Coralie Bach